Dentro de los libros para el desarrollo y control de las actividades de la sociedad están:
Libro de Registro de Asociados.
Se anotan las altas y bajas de los miembros. Para cada asociado se expresan los nombres y apellidos, número del carnet de identidad o del documento oficial de identificación, ciudadanía, nacionalidad, profesión y domicilio. Los asociados inscriptos deben ser cubanos o extranjeros residentes permanentemente en el territorio nacional. Se consignarán los datos referidos a los cargos administrativos, de gobierno o de representación de la sociedad. Con este libro se puede determinar la cantidad de miembros con que cuenta la sociedad.
Libros de Actas.
Se confecciona uno para la Junta Directiva y otro para la Junta General de Asociados. Se anotan las actas que resulten de las reuniones o sesiones respectivas. Cada acta debe tener:
1) Fecha y sitio en que se ha celebrado la reunión, así como el tipo de convocatoria (ordinaria o extraordinaria)
2) Orden del día (los puntos que se tratarán para evaluar de conjunto las actividades que se realizan con respecto a publicaciones, eventos, donaciones, relaciones internacionales, modificación de reglamentos y otras actividades de la sociedad)
3) Asistencia (número de personas que han asistido en persona a la reunión y el quórum requerido de 50 % más uno de los participantes)
4) Resumen de los asuntos debatidos
5) Relación de los acuerdos adoptados en las reuniones (numerados de forma consecutiva, se inicia con el número uno cada año, acorde al reglamento interno y a la legislación vigente en materia de asociaciones; se especifican los votos a favor y se añaden los votos en oposición si se solicita por quien ha votado en contra)
6) Aprobación del acta (firma del presidente y el secretario)
7) Expresión de las causas de suspensión de las reuniones cuando sea el caso.
Ambos libros deben de estar actualizados y legalizados ante notario. También la secretaría de la sociedad se encarga de los expedientes personales de los miembros, el informe de balance anual, la correspondencia ordinaria y de las comunicaciones de carácter oficial.
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